Sistem Manajemen Gudang: Pengertian, Proses, Manfaatnya Bagi Perusahaan
Apakah Anda pernah bertanya-tanya bagaimana perusahaan besar dapat mengelola ribuan produk mereka dengan ketepatan dan kecepatan yang luar biasa? Jawabannya mungkin dapat ditemukan dalam proses dan penerapan sistem manajemen gudang yang efektif.
Perkembangan industri yang semakin cepat tentu membawa setiap perusahaan untuk harus bisa mengoptimalkan efisiensi sistem operasionalnya. Salah satu hal penting untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan memaksimalkan sistem manajemen gudang, terkhusus dalam mendata stok barang dan mempercepat proses distribusi.
Lalu, apa manfaat dari sistem manajemen gudang? bagaimana prosesnya yang efektif? Simak selengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Sistem Manajemen Gudang?
Sistem manajemen gudang atau Warehouse Management System, pada dasarnya, merupakan jantung dari sistem inventarisasi barang, mulai dari pengambilan, penyimpanan, hingga pengirimannya. Sistem manajemen gudang yang dikerjakan dengan menggunakan teknologi canggih dan metode terkini akan sangat membantu perusahaan dalam memastikan kelancaran distribusi barang.
Umumnya sistem manajemen gudang tersedia dalam bentuk perangkat lunak atau sistem komputer yang dirancang khusus untuk mengelola operasi gudang secara efisien. Tujuan utama dari sistem ini tentunya adalah untuk meningkatkan kontrol, transparansi, dan produktivitas dalam kegiatan distribusi barang.
Sistem manajemen gudang juga membantu perusahaan untuk dapat otomatis mengerjakan sejumlah tugas yang sebelumnya membutuhkan banyak waktu dan tenaga manusia, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengalihkan fokusnya pada strategi pengembangan bisnis atau meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.
Baca Juga: Mengenal Racking System, Jenis, dan Manfaatnya
4 Proses Sistem Manajemen Gudang
Proses sistem manajemen gudang melibatkan serangkaian tahapan yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan aliran barang dalam suatu gudang. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai empat tahapan tersebut:
1. Menerima Barang
Tahapan pertama ini mencakup penerimaan barang dari pemasok atau produsen. Gudang akan menerima dan mencatat setiap item yang masuk, termasuk jumlahnya dan kondisinya. Penerimaan barang biasanya menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID agar prosesnya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Informasi yang terkait dengan penerimaan barang ini kemudian akan masuk ke dalam sistem untuk memastikan transparansi inventaris.
2. Mendata Barang
Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan barang ke dalam sistem dengan rincian informasi yang lengkap. Data ini meliputi nomor seri, tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), berat, dimensi, dan informasi lain yang relevan. Pencatatan ini memungkinkan pengelolaan inventaris yang akurat dan nantinya dapat mempermudah proses pencarian barang saat diperlukan.
3. Menyimpan Barang
Penempatan barang dalam ruang gudang dilakukan dengan memperhatikan efisiensi penggunaan ruang. Sistem manajemen gudang nantinya akan menentukan lokasi penyimpanan yang optimal berdasarkan jenis barang, frekuensi pengambilan, dan faktor lainnya. Pemilihan lokasi yang tepat juga membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengambil barang sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional.
4. Mendistribusikan Barang
Tahap distribusi melibatkan pemrosesan dan pengemasan barang untuk pengiriman kepada pelanggan atau titik distribusi lainnya. Sistem manajemen gudang akan mengoptimalkan urutan pengambilan barang dari gudang, serta memastikan bahwa pesanan didistribusikan dengan cepat dan akurat. Informasi pelacakan dan pemantauan juga dimasukan ke dalam sistem untuk memonitor status pengiriman dan memberikan transparansi kepada pelanggan atau pihak terkait.
Baca Juga: Mengenal Konsep Warehouse Management System dan Manfaatnya
5 Fungsi Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang sangat berperan penting dalam mengoptimalkan operasi logistik dari sebuah perusahaan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi-fungsi sistem manajemen gudang:
1. Menyimpan Barang
Fungsi utama dari sistem manajemen gudang adalah menyimpan barang secara efisien dan teratur. Sistem ini membantu mengoptimalkan penggunaan ruang gudang dengan menentukan lokasi penyimpanan yang optimal berdasarkan jenis barang. Selain itu, sistem ini juga berguna untuk memastikan bahwa setiap item dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan. Penyimpanan yang terorganisasi dengan baik tentunya akan membantu mencegah kehilangan atau kelebihan persediaan.
2. Meminimalkan Biaya Transportasi
Sistem manajemen gudang juga dapat membantu dalam mengurangi biaya transportasi dengan merencanakan dan mengoptimalkan rute pengiriman. Tentunya dengan memahami stok yang tersedia dan permintaan pelanggan, sistem akan dapat menggabungkan pesanan dan merancang rute pengiriman yang efisien. Hal ini membantu mengurangi biaya bahan bakar, waktu perjalanan, dan jumlah kendaraan yang diperlukan untuk pengiriman.
3. Mendata Stok Barang
Fungsi ini mencakup pencatatan dan pemantauan setiap pergerakan barang dalam gudang. Sistem manajemen gudang secara akurat mendata stok barang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran. Informasi ini memberikan gambaran yang jelas mengenai ketersediaan barang sehingga dapat menghindari kekurangan stok atau kelebihan persediaan yang dapat merugikan.
4. Mencegah Kesalahan Distribusi
Sistem manajemen gudang turut membantu dalam mencegah kesalahan distribusi dengan mengotomatiskan proses pengambilan dan pengemasan barang. Sistem yang menggunakan teknologi identifikasi otomatis seperti barcode atau RFID akan dapat memastikan bahwa barang yang diambil untuk pengiriman sesuai dengan pesanan pelanggan. Hal Ini tentu dapat mengurangi risiko kesalahan pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
5. Memastikan Barang Tersedia dengan Tepat Waktu
Terakhir, fungsi sistem manajemen gudang terletak pada aspek waktu dalam manajemen persediaan. Sistem manajemen gudang membantu memprediksi kebutuhan stok berdasarkan permintaan historis, musim, dan tren pasar. Adanya informasi ini akan dapat menjaga agar stok selalu tersedia dengan tepat waktu, dan menghindari kekosongan barang, serta keterlambatan pengiriman yang dapat merugikan reputasi perusahaan.
Baca Juga: Cek 4 Cara Ini untuk Memastikan Keamanan Rak Gudang
3 Manfaat Sistem Manajemen Gudang bagi Perusahaan
Selain fungsi umum diatas, terdapat juga beberapa manfaat sistem manajemen gudang sebagai kunci keberhasilan perusahaan. Berikut tiga manfaat utama dari penggunaan sistem manajemen gudang bagi perusahaan:
1. Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan
Sistem manajemen gudang meningkatkan efisiensi pekerjaan dengan mengotomatiskan berbagai tugas logistik, seperti pelacakan stok, pemrosesan pesanan, dan manajemen pengiriman. Dengan adanya sistem otomatis ini, pekerja akan dapat fokus pada tugas-tugas yang memerlukan keputusan manusia, sementara sistem mengambil alih tugas rutin. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga memastikan operasi gudang berjalan lebih lancar.
2. Mengurangi Biaya Operasional
Manfaat lainnya adalah sistem manajemen gudang dapat membantu mengurangi biaya operasional melalui pengelolaan barang dan distribusi yang lebih efisien. Melalui pemantauan real-time terhadap persediaan, perusahaan dapat menghindari kelebihan persediaan yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan tambahan atau penurunan nilai barang. Selain itu, sistem membantu merencanakan rute pengiriman yang optimal sehingga dapat mengurangi biaya bahan bakar.
3. Memastikan Distribusi Barang Perusahaan Lancar
Salah satu manfaat paling mencolok dari sistem manajemen gudang bagi perusahaan adalah kemampuannya untuk memastikan distribusi barang berjalan lancar. Sistem memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi lengkap terkait stok dan permintaan pelanggan sehingga dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan dalam kebutuhan pasar. Ini membantu menghindari keterlambatan dalam pengiriman, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun reputasi perusahaan.
Sistem manajemen gudang nyatanya bukan hanya sekadar konsep, melainkan sebuah solusi penting bagi perusahaan dalam mengoptimalkan operasional barangnya. Sistem ini membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi penerimaan, penyimpanan hingga pendistribusian barang dengan akurat dan tepat waktu.
Melihat manfaatnya yang begitu banyak, Anda tentunya dapat memulai untuk menerapkan sistem manajemen gudang yang efisien. Untuk membantu bisnis Anda mencapai tujuan penuh dari sistem manajemen gudang, Kalista (Kawan Lama Intelligent Assistance) hadir untuk memberikan solusi perlengkapan gudang terbaik.
Bersama dengan produk-produk berkualitas tinggi, seperti kabinet dan loker penyimpanan, Kawan Lama Solution berkomitmen untuk mendukung bisnis Anda dalam mengoptimalkan operasi gudang. Tak perlu khawatir karena setiap produk disediakan dalam berbagai model dan ukuran sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Segera temukan solusi perlengkapan gudang yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda di Kawan Lama Solution.
sumber :
- https://one-erp.id/blog/manajemen-pergudangan/
- https://komerce.id/blog/manajemen-pergudangan/
- https://pluginongkoskirim.com/manajemen-pergudangan/#google_vignette
